Otiumberg Supplier Grievance Policy

Effective Date: July 2025
Reviewed: Annually
Applies to: All Otiumberg suppliers and their employees, contractors, and subcontractors.

1. Purpose

At Otiumberg, we are committed to operating our business with integrity, transparency, and respect for all people across our supply chain. This policy provides a safe and accessible mechanism for suppliers and their employees to raise concerns or grievances related to:

  • Unethical behaviour or misconduct
  • Health and safety violations
  • Environmental or social impact issues
  • Discrimination, harassment, or exploitation
  • Breaches of our Supplier Code of Conduct
  • Any issue that may adversely affect your wellbeing or our working relationship

2. Scope

This grievance policy applies to all individuals and organizations who supply goods or services to Otiumberg. It includes your employees, sub-contractors, and third parties working on your behalf.

3. How to Raise a Grievance

Suppliers or their workers can raise a grievance in one of the following ways:

a) Email (Confidential)

Email us at [hello@otiumberg.com]
This inbox is monitored by our senior leadership team. All messages are treated with strict confidentiality.

b) Online Form (Optional)

Submit an anonymous grievance via our online form located at Otiumberg.com/supplier-grievance-policy

c) In-Person via a Manager

Raise your concern directly with an Otiumberg representative (e.g., during supplier meetings or site visits). If you prefer, we can schedule a private follow-up conversation.

4. Our Commitment

  • Confidentiality: All grievances will be handled discreetly and respectfully.
  • Non-Retaliation: We do not tolerate retaliation against anyone who raises a concern in good faith.
  • Timely Response: We aim to acknowledge grievances within 7 business days and resolve them within 30 days, depending on complexity.
  • Transparency: Where appropriate, we will share outcomes and improvements made in response to grievances.

5. Monitoring & Review

We track grievance data to improve our systems and relationships over time. This policy is reviewed annually and revised as needed to reflect best practices and supplier feedback.

6. Accessing the Policy

This policy is available in both English and Thai, below:
www.otiumberg.com/pages/supplier-grievance-policy


 

นโยบายการร้องเรียนสำหรับซัพพลายเออร์ของ Otiumberg

วันที่มีผลบังคับใช้: [ใส่วันที่]
ทบทวน: รายปี
ผู้มีสิทธิ์: ซัพพลายเออร์ของ Otiumberg และพนักงาน ผู้รับเหมา หรือผู้ใต้สังกัดทั้งหมด

1. วัตถุประสงค์

ที่ Otiumberg เรามุ่งมั่นที่จะดำเนินธุรกิจด้วยความซื่อสัตย์ ความโปร่งใส และความเคารพต่อทุกคนในห่วงโซ่อุปทานของเรา นโยบายนี้มีขึ้นเพื่อให้กลไกที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้สำหรับซัพพลายเออร์และพนักงานของพวกเขาในการแจ้งปัญหาหรือข้อร้องเรียนที่เกี่ยวข้องกับ:

  • พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมหรือไร้จริยธรรม
  • การละเมิดด้านสุขภาพและความปลอดภัย
  • ปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมหรือผลกระทบทางสังคม
  • การเลือกปฏิบัติ การล่วงละเมิด หรือการเอารัดเอาเปรียบ
  • การฝ่าฝืนจรรยาบรรณของซัพพลายเออร์
  • ปัญหาอื่นใดที่อาจส่งผลกระทบต่อความเป็นอยู่ของคุณหรือความสัมพันธ์ในการทำงานกับเรา

2. ขอบเขต

นโยบายนี้ครอบคลุมถึงบุคคลและองค์กรทั้งหมดที่จัดหาสินค้าหรือบริการให้กับ Otiumberg รวมถึงพนักงาน ผู้รับเหมา และบุคคลที่สามที่ดำเนินการในนามของคุณ

3. ช่องทางการร้องเรียน

คุณสามารถแจ้งข้อร้องเรียนได้ผ่านช่องทางใดช่องทางหนึ่งต่อไปนี้:

ก) อีเมล (เป็นความลับ)

ส่งอีเมลไปที่: [hello@otiumberg.com]
อีเมลนี้จะถูกตรวจสอบโดยทีมผู้นำของเรา และข้อมูลจะได้รับการเก็บเป็นความลับอย่างเคร่งครัด

ข) แบบฟอร์มออนไลน์ (ไม่ระบุตัวตนได้)

สามารถส่งคำร้องเรียนโดยไม่ระบุตัวตนผ่านแบบฟอร์มออนไลน์:
👉 [ใส่ลิงก์ไปยังแบบฟอร์มออนไลน์]

ค) แจ้งโดยตรงกับผู้จัดการของ Otiumberg

หากคุณสะดวก สามารถแจ้งข้อกังวลกับตัวแทนของ Otiumberg ได้โดยตรง เช่น ในการประชุมหรือระหว่างการเยี่ยมชมโรงงาน โดยสามารถขอพูดคุยเป็นการส่วนตัวได้

4. ความมุ่งมั่นของเรา

  • การเก็บรักษาความลับ: ทุกกรณีจะได้รับการจัดการด้วยความรอบคอบและให้เกียรติ
  • ไม่ตอบโต้: เราไม่ยอมรับการตอบโต้ต่อผู้ที่แจ้งข้อร้องเรียนโดยสุจริต
  • ตอบกลับอย่างทันท่วงที: เราจะตอบรับภายใน 5 วันทำการ และพยายามแก้ไขภายใน 30 วัน ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของกรณี
  • ความโปร่งใส: ในกรณีที่เหมาะสม เราจะแชร์ผลการดำเนินการหรือแนวทางแก้ไขที่เกิดขึ้นจากคำร้องเรียนนั้น

5. การติดตามผลและการทบทวน

เราจะติดตามข้อมูลข้อร้องเรียนเพื่อปรับปรุงระบบและความสัมพันธ์ของเรา นโยบายนี้จะได้รับการทบทวนทุกปี และปรับปรุงตามความเหมาะสม

6. การเข้าถึงนโยบาย

นโยบายนี้มีให้บริการทั้งภาษาอังกฤษและภาษาไทย และสามารถดูได้ที่:
www.otiumberg.com/pages/supplier-grievance-policy